Cómo emitir facturas programadas con validación y aprobación de tu cliente

¿Quieres evitar malentendidos, quejas o devoluciones de recibos haciendo que tus clientes validen sus facturas antes de emitirse? En esta página aprenderás cómo automatizar el envío de borradores de facturas periódicos para que un tercero los revise y dé su visto bueno antes de que se conviertan en facturas.  

1. Configuración previa de la empresa

Lo primero de todo, es vital que tengas bien configurada la empresa para garantizar que las facturas se emitan sin ningún error. Si ya tienes la empresa configurada, ve directo al paso 2.

Qué tienes que tener configurado:

• Configuración empresa
  
  • Datos de empresa: Confirma que el nombre, dirección y NIF son correctos.
  • Series de facturación: Define el prefijo de la serie y el número correlativo de la siguiente factura que toca emitir. Es especialmente importante si ya has realizado facturas este año antes de empezar a trabajar con adaral. Por ejemplo: si tu última factura es la 49, indica en adaral que el siguiente número de factura es la 50.
  • Plantilla de factura: Sube el logotipo de la empresa y marca los campos que desees mostrar en el PDF de la factura. En esta página puedes ver más detalle.
  • Plantilla de mensajes: Indica la dirección de correo electrónico donde quieres recibir las respuestas de tus clientes y también el email que quieres que se les envíe. En esta página cómo crear plantillas de email.
• Productos y servicios: Da de alta los conceptos recurrentes en el menú Ventas > Productos y Servicios para tenerlos disponibles de forma inmediata al facturar.
• Fichas de clientes: En Ventas > Clientes, revisa que tenga sus datos correctos y su email indicado para que la factura se pueda enviar de forma automática. En esta página puedes ver cómo crear clientes.

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2. Configura los datos de la factura

Para programar una nueva factura, ve a Ventas > Facturas programadas > Programar nueva factura.

Rellena la información básica: Selecciona el cliente y los conceptos que compondrán la factura base.

• ‍Selecciona o crea un cliente: comienza a escribir el nombre o NIF del cliente y elígelo de la lista de coincidencias. Pulsa sobre el que quieras usar. Para crear uno nuevo, pulsa en "Añadir nuevo" y se te abrirá el formulario para introducir sus datos directamente..
  ℹ️ Al seleccionar o crear el cliente se actualizarán en la factura los datos que tiene el cliente para que no tengas que modificarlos a mano (serie, vencimientos, método de pago, descuentos,....)

• ‍Incluye los conceptos a facturar: indica los productos o servicios que quieres facturar. Tienes tres opciones para añadirlos:
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  • Usar uno existente: escribe el nombre o descripción y selecciona de la lista de coincidencias.
  • Usar uno nuevo, creándolo para que pueda ser usado en futuras facturas: en campo de producto pulsa en "Añadir nuevo" y se te abrirá el formulario de producto para que puedas añadir los datos. De esta forma el producto estará disponible en tu empresa y lo podrás seleccionar cuando crees otras facturas.
  • Usar uno exclusivamente para esta factura: en el campo producto escribe directamente el nombre del producto y pulsa en "usar". De esta forma el producto solo estará disponible en esta factura.

ℹ️ Personaliza los conceptos a facturar

• Incluye variables en los productos para indicar valores que se actualicen solos al generar la factura. Escribe @ y selecciona una opción de la lista. Ej: "Factura correspondiente al alquiler @mes" se transformará automáticamente en "Factura correspondiente al alquiler de Julio"‍
• Ordena las líneas arrastrándolas desde el icono de puntos de la izquierda.
• Añade títulos (pulsa en CTRL +T o en "Añadir título") para agrupar conceptos visualmente.
  

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3. Programa la frecuencia

Define con precisión las reglas de tiempo en la plantilla: indica cuándo comienza la facturación, cuándo finaliza (si procede) y cada cuánto tiempo se repite de forma automática.

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4. Configura el flujo de validación del borrador

A diferencia del envío directo, aquí configuraremos que previo a la emisión de la factura se emita un borrador y que sea enviado a otras personas para que lo aprueben.

1. En el tipo de generación de la factura, selecciona la opción "Crear borrador".
2. En el apartado Borrador, indica con cuántos días de antelación quieres que Adaral confeccione el borrador de la factura y se la envíe a la persona o personas que la tienen que aprobar.
3. Activa la casilla "Requerir aprobación".
   ℹ️  Esta es la clave para que la factura definitiva no se genere hasta que el cliente dé su consentimiento.
4. Ve a "Destinatarios y mensajes" e introduce el correo electrónico del cliente o personas que tengan que aprobar la factura.
   ℹ️  Si se lo envías a varias personas puedes indicar para cada una de ellas si requiere aprobación o si simplemente es un receptor del borrador que no es necesario que lo apruebe.

Opcional: Si temes que tu cliente sea despistado y olvide aprobar el borrador a tiempo (retrasando tu fecha normal de cobro), activa la casilla "Emitir factura en cualquier caso". Así, si llega la fecha de emisión y no ha aprobado la factura, Adaral generará la factura definitiva igualmente.

5. Programa el envío de la factura

Indica las cuentas de email que quieres que reciban la factura final.

• La factura se enviará a estas direcciones siempre que el borrador haya sido previamente aprobado por las personas que has indicado.
• Si no has solicitado aprobación, o has configurado que la factura se emita en cualquier caso (aunque no haya sido aprobada), la factura se generará y enviará cuando llegue el día programado.

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6. Revisa y Guarda

Comprueba que todos los parámetros del flujo colaborativo son correctos y haz clic en el botón "Guardar y Activar".

A partir de ese momento:

1. Adaral enviará los borradores en las fechas de antelación configuradas sin que tengas que hacer nada de forma manual.
2. Sabrás de inmediato si los borradores han sido aprobados o rechazados.
3. Adaral generará y enviará la factura definitiva en la fecha indicada siempre que se cumplan tus requisitos (que haya sido aprobada o que se emita en cualquier caso).

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Cómo puedo ver que las facturas se han generado o si ha ocurrido un error o rechazo

Siempre que una factura se aprueba o se rechaza recibes un email informándote de los motivos indicados por la persona que la aceptó o la rechazó.  

Además, para llevar un control total de tus facturas programadas, toda la información está centralizada en Adaral, entra en Ventas > Facturas programadas y accede a la pestaña Historial. Allí verás el listado de facturas organizado por sus estados para que puedas saber si la factura se ha generado y enviado al cliente, si ha ocurrido un error y no se ha podido generar o la fecha concreta en la que está planificada.

ℹ️  En esta página puedes ver el detalle de los estados y qué hacer si ha ocurrido algún error.

En este caso, son especialmente relevantes los estados:

• Esperando: indica que todavía no ha sido aprobada o que el cliente la ha rechazado y no las has corregido todavía.
• Error: si llega el día oficial en que la factura definitiva debió emitirse y el borrador sigue rechazado o sin aprobación, el estado del panel cambiará automáticamente a "Error", mostrando el mensaje: "No tiene las aprobaciones requeridas".

Cómo solucionar un borrador rechazado o en error

Para corregir la factura tras el feedback de tu cliente realiza los siguientes pasos:

• En la pestaña Historial, busca la factura rechazada (en estado Esperando o Error) y pulsa en Ver.

• Revisa las anotaciones del cliente  para saber qué cambiar (campo 3 de la imagen).

• Si el borrador finalmente es correcto tal cual está y no tienes que cambiar nada, haz clic directamente en el botón Aprobar (campo 1 de la imagen).‍
• ‍Si tienes que modificar algún dato: Pulsa sobre el icono del lápiz (campo 2 de la imagen). Se abrirá el formulario de factura, realiza los cambios oportunos (precios, textos , descuentos,...), haz clic en "Guardar como borrador" y, justo después, pulsa en Aprobar (campo 1 de la imagen).

💡 Resultado esperado: Una vez aprobada la corrección, puedes dejar que la factura definitiva se genere y se emita sola en la fecha programada o forzar creación inmediata desplegando el menú de acciones  y pulsando en "Ejecutar ahora".

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Qué pasa si tengo facturas iguales o con cuotas variables

• Si prefieres que el sistema calcule de forma 100% automatizada las subidas anuales del IPC (conectado con el INE) o aplique incrementos fijos por contrato, puedes ver en esta página cómo realizarlo.
• Si los importes varían mes a mes por consumos internos de la empresa pero no necesitas que los valide el cliente final, puedes ver en esta página cómo realizarla.

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