Cómo gestionar facturas programadas con importes variables

¿Tienes conceptos que se repiten en la factura pero cuyos importes cambian mes a mes? A continuación verás los pasos a seguir para programar la factura y que solo tengas que introducir el dato variable antes de su emisión definitiva. De esta forma ahorras tiempo automatizando la estructura y mantienes el control total del importe final.

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1. Configuración previa de la empresa

Lo primero de todo, es vital que tengas bien configurada la empresa para garantizar que las facturas se emitan sin ningún error. Si ya tienes la empresa configurada, ve directo al paso 2.

Qué tienes que tener configurado:

• Configuración empresa
  
  • Datos de empresa: Confirma que el nombre, dirección y NIF son correctos.
  • Series de facturación: Define el prefijo de la serie y el número correlativo de la siguiente factura que toca emitir. Es especialmente importante si ya has realizado facturas este año antes de empezar a trabajar con adaral. Por ejemplo: si tu última factura es la 49, indica en adaral que el siguiente número de factura es la 50.
  • Plantilla de factura: Sube el logotipo de la empresa y marca los campos que desees mostrar en el PDF de la factura. En esta página puedes ver más detalle.
  • Plantilla de mensajes: Indica la dirección de correo electrónico donde quieres recibir las respuestas de tus clientes y también el email que quieres que se les envíe. En esta página cómo crear plantillas de email.
• Productos y servicios: Da de alta los conceptos recurrentes en el menú Ventas > Productos y Servicios para tenerlos disponibles de forma inmediata al facturar.
• Fichas de clientes: En Ventas > Clientes, revisa que tenga sus datos correctos y su email indicado para que la factura se pueda enviar de forma automática. En esta página puedes ver cómo crear clientes.

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2. Configura los datos de la factura

Para programar una nueva factura, ve a Ventas > Facturas programadas > Programar nueva factura.

Rellena la información básica: Selecciona el cliente y los conceptos que compondrán la factura base.

• ‍Selecciona o crea un cliente: comienza a escribir el nombre o NIF del cliente y elígelo de la lista de coincidencias. Pulsa sobre el que quieras usar. Para crear uno nuevo, pulsa en "Añadir nuevo" y se te abrirá el formulario para introducir sus datos directamente..
  ℹ️ Al seleccionar o crear el cliente se actualizarán en la factura los datos que tiene el cliente para que no tengas que modificarlos a mano (serie, vencimientos, método de pago, descuentos,....)

• ‍Incluye los conceptos a facturar: indica los productos o servicios que quieres facturar. Tienes tres opciones para añadirlos:
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  • Usar uno existente: escribe el nombre o descripción y selecciona de la lista de coincidencias.
  • Usar uno nuevo, creándolo para que pueda ser usado en futuras facturas: en campo de producto pulsa en "Añadir nuevo" y se te abrirá el formulario de producto para que puedas añadir los datos. De esta forma el producto estará disponible en tu empresa y lo podrás seleccionar cuando crees otras facturas.
  • Usar uno exclusivamente para esta factura: en el campo producto escribe directamente el nombre del producto y pulsa en "usar". De esta forma el producto solo estará disponible en esta factura.

ℹ️ Personaliza los conceptos a facturar

• Incluye variables en los productos para indicar valores que se actualicen solos al generar la factura. Escribe @ y selecciona una opción de la lista. Ej: "Factura correspondiente al alquiler @mes" se transformará automáticamente en "Factura correspondiente al alquiler de Julio"‍
• Ordena las líneas arrastrándolas desde el icono de puntos de la izquierda.
• Añade títulos (pulsa en CTRL +T o en "Añadir título") para agrupar conceptos visualmente.
  

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3. Programa la frecuencia

Define con precisión las reglas de tiempo en la plantilla: indica cuándo comienza el ciclo de facturación, cuándo finaliza (si procede) y cada cuánto tiempo se repite de forma automática (mensual, trimestral, etc.).

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4. Configura la generación del borrador interno

¡Esta es la clave! A diferencia del envío directo, aquí configuraremos que, previo a la emisión de la factura, se genere un borrador interno para que puedas modificarlo con los datos reales del mes antes de que se emita la factura definitiva.

1. En el tipo de generación de la factura, selecciona la opción "Crear borrador".
2. En el apartado Borrador, indica con cuántos días de antelación quieres que Adaral confeccione el borrador de la factura para tener tiempo de revisar e introducir los datos variables. Si quieres que te envíe el borrador para que te sirva como recordatorio de que tienes que modificarlo en Enviar elígete como destinatario del email y asegúrate que tienes seleccionado "Solicitar aprobación"
3. Activa la casilla "Requerir aprobación".
   • ℹ️ Esta es la clave de tu seguridad: la factura definitiva no se generará ni se enviará al cliente hasta que tú revises el borrador y le des manualmente tu aprobación.

5. Programa el envío de la factura

Indica las cuentas de email que quieres que reciban la factura final. La factura definitiva se generará y enviará automáticamente a estas direcciones el día programado, siempre y cuando hayas modificado y aprobado el borrador previamente.

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6. Revisa y Guarda

Comprueba que todos los datos son correctos y haz clic en el botón "Guardar y Activar". A partir de ese momento, Adaral se encargará de crear los borradores en las fechas indicadas.

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Cómo modificar el borrador para añadir los importes variables

Para incluir los datos variables del mes (como consumos de suministros o variaciones en las cuotas) y emitir la factura final, realiza los siguientes pasos:

• En la pestaña Historial, busca la factura a la que necesitas incluir los datos variables (tendrá estado "Esperando") y pulsa en Ver .

• Se abrirá la pantalla de previsualización del borrador de factura. Pulsa sobre el icono del lápiz (campo 2 de la imagen) para abrir el formulario de edición.

• Realiza los cambios oportunos (introduce los precios reales, las unidades o los conceptos variables del mes) y haz clic en "Guardar como borrador". De esta forma se actualiza el borrador de la factura con los nuevos datos pero todavía no es la factura definitiva.
• Justo después, haz clic en el botón Aprobar (campo 2 de la imagen).

💡 Resultado esperado: Al aprobarla, la factura queda validada con los nuevos importes y se emitirá y enviará de forma 100% automática cuando llegue el día oficial de emisión programado.

⚠️ ¿Qué pasa si no tenías los datos antes de la fecha de emisión?

No te preocupes. Al tener activada la casilla "Requerir aprobación", no se emitirá la factura al no estar aprobada..En cuanto consigas los datos, realiza los pasos anteriores y, para que se genere la factura en este momento, despliega el menú de acciones de la plantilla y pulsa en "Ejecutar ahora" para generar y enviar la factura definitiva en ese mismo instante.

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Qué pasa si tengo facturas iguales o que necesitan aprobación de mi cliente

• Si prefieres que el sistema calcule de forma 100% automatizada las subidas anuales del IPC (conectado con el INE) o aplique incrementos fijos por contrato, puedes ver en esta página cómo realizarlo.
• Si necesitas que tu cliente (u otra persona) revise y valide el borrador antes de que se emita la factura definitiva, en esta página verás los pasos a realizar.

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