Cuando recibes facturas de clientes o proveedores que aún no tienes registrados, es fundamental poder identificarlos y gestionarlos fácilmente para mantener una contabilidad ordenada y sin errores. Para ello, Adaral incorpora una funcionalidad clave: la gestión de Contactos Nuevos y de Contacto Sugerido.

Contacto Nuevo

¿Qué es un Contacto Nuevo?

Un Contacto Nuevo es un cliente o proveedor que aparece en una factura pero no está dado de alta en Adaral, y por tanto, tampoco en tu software contable.

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¿Cómo identifica Adaral a los Contactos Nuevos?

Cuando subes o recibes una factura, Adaral analiza automáticamente los datos fiscales del emisor o receptor y verifica si existe ese contacto en tu sistema:

• Si no está registrado, Adaral marca la factura con un aviso de Contacto Nuevo, para que lo tengas visible y puedas actuar.

• Adaral extrae datos clave como NIF, nombre, dirección y código postal, para facilitar la creación rápida del contacto.
• Verás que no tiene todavía cuenta contable asignada, pues el contacto no está creado.

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¿Cómo puedo crear este contacto?

Para que el cliente o proveedor se cree en Adaral, y por tanto en tu software contable, puedes hacerlo de dos formas:

• Opción 1: Creación automática al contabilizar
  Al contabilizar la factura, Adaral creará automáticamente el cliente o proveedor asignándole la siguiente cuenta contable disponible para grupo de clientes o proveedores que tengas establecido en Configuración > Contabilidad > Cuentas por defecto.

• Opción 2: Creación manual desde la ficha‍
  
  • Pon el ratón sobre el icono de Nuevo, verás que aparece la ficha resumida del contacto (cliente o proveedor).
  • Pulsa en Editar (lápiz de la esquina superior derecha)
  • Se abrirá el diálogo de contacto con los datos extraídos de la factura y la siguiente cuenta contable libre.
  • Revisa o ajusta los datos si lo necesitas y pulsa en Guardar.

Una vez guardado, el contacto quedará creado y asignado automáticamente a la factura.

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Contacto sugerido

¿Qué es el Contacto Sugerido?

Un Contacto Sugerido es un cliente o proveedor que aparece en una factura cuyos datos se parecen a los de otro cliente o proveedor que tienes creado pero no coinciden al 100%.

Esto sirve para evitar duplicados o crear contactos erróneos.

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¿Cómo identifica Adaral a los Contactos Sugeridos?

Cuando subes o recibes una factura, Adaral analiza automáticamente los datos fiscales del emisor o receptor y verifica si existe ese contacto en tu sistema.

• Si no está registrado, pero se parece a un contacto que si está registrado, Adaral marca la factura con un aviso de Contacto Sugerido, para que lo tengas visible y puedas actuar.

• Verás dos bloques de información:
  
  • Datos del contacto que tienes registrado ya en Adaral (campo 1 de la imagen)
  • Datos del contacto obtenidos en la factura (campo 2 de la imagen)
• Además, el dato que no coincide aparecerá marcado en amarillo.
  Por ejemplo, si el NIF guardado es B7807639 pero en la factura pone B78076395, quedará el nif destacado.

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¿Qué puedes hacer?

• Si los datos correctos son los de la factura
  Actualiza la información de contacto en Adaral:
  
  • Pulsa en Editar (lápiz de la esquina superior derecha)
  • Se abrirá el diálogo de contacto con los datos que tiene el contacto registrado
  • Modifica el dato que no coincide (por ejemplo el NIF)
  • Pulsa en Guardar
  • De esta forma el contacto ha quedado actualizado con los datos correctos y al contabilizar la factura se utilizarán los datos actualizados.
• Si los datos correctos son los del contacto
  
  • No necesitas hacer nada.
  • Simplemente contabiliza la factura y se usará el contacto ya registrado en Adaral.